심사프로세스

적합성은 LRQA사업보증의 중요한 측면인 반면, 우리 고유의 방법론은 성능을 개선하고 보호하는 강력한 관리 도구로 평가됩니다. 조직과 이해관계자에게 중요한 문제를 이해함으로써, LRQA는 귀사의 경영시스템과 비즈니스를 개선하는데 도움을 줍니다.

"LRQA사업보증 방식은 DB Schenker Malaysia 가 공급망 보안을 더욱 강화하게 하고 이에 따라 회사의 이익을 보호하고 우리와 함께 사업을 하고 있는 고객의 신뢰를 증폭시킬 것이라는 것을 확신합니다."

Wolfgang Laabs, Managing Director, DB Schenker Logistics, Malaysia

LRQA는 귀사의 경영시스템이 표준, 규격 및 심사기준에 적절하다는 것을 보장하기 위해 차이점 분석(Gap Analysis)를 적용하여 평가합니다. 인증이 결정되기전 두 번의 방문기간동안 귀사의 심사를 최대한 활용하시기 바랍니다.

 

LRQA의 3단계 심사프로세스

1 단계 – 문서 검토 및 본 심사 방문 계획 수립

심사의 목적

1 단계 심사에서는
  • 규격에서 요구하는 경영시스템 프로세스와 문서가 수립되어 있고 실행되고 있어 의미 있는 2단계 심사가 진행될 수 있는지를 확인합니다.
  • 2 단계 심사 프로그램 수립을 위해 귀사 조직, 프로세스 및 활동에 대한 정보를 수집합니다.
  • 범위, 심사 팀 및 2단계 심사 시간 등을 확인합니다.
  • LRQA 서비스에 대한 귀사의 질문사항에 답합변니다.
1단계 심사에서는 귀사 시스템의 취약 부분, 누락 부분을 식별해 내게 되며 2단계 심사 전에 시정 조치가 취해져야 할 것입니다.

1 단계 심사 수행

1 단계 심사는 시작회의와 함께 시작합니다. 심사원은 LRQA 심사 절차에 대해 설명드릴 것이며 귀사는 귀사에 대해 소개하실 수 있습니다. 심사원은 귀사와 1 단계 심사 프로그램을 협의할 것입니다. 

심사원은:

  • 심사 규격 및 제안된 심사범위에 준하여 시스템의 구성 및 문서화를 검토합니다.
  • 2 단계 심사를 위한 세부 프로그램을 작성합니다.
  • 긍정적인 발견사항과 2 단계 심사 이전에 귀사가 관심을 가지고 조치를 취해야 할 사항들을 기술한 보고서를 작성합니다. 보고서에는 귀사의 참고를 위해 발견사항 들이 2 단계 심사가 완료될 때 까지 해결되지 않았을 경우, 그 발견사항 들의 잠재적인 등급이 표시됩니다.
심사원은 일반적으로 다음 사항들을 검토할 것입니다.
  • 품질 방침
  • 주요 역할과 책임 사항
  • 사업장 활동 –필요 시 현장 방문을 실시합니다.
    - 품질경영시스템에 포함된 프로세스와 제품을 확인합니다.
    - 현재의 관리 상태 및 성과를 확인합니다.
    - 2 단계 심사가 진행될 수 있는지를 판단합니다.
  • 제품과 법적 요구 사항 -제품과 서비스 성과 또는 규격 준수 사항을 검토합니다. 또한 귀사의 제품과 서비스와 관련된 법적 요구 사항들이 귀사의 경영시스템에 언급되어 있는지 여부를 확인합니다.
  • 지속적 개선 – 심사원은 귀사의 품질 목표를 확인하고  품질목표가 귀사의 방침에 반영되어 있는지를 심사합니다. 또한 아래의 사항을 확인합니다.
    - 목표가 수립되어 있고 지속적 개선을 뒷받침 하는지 여부
    - 목표 달성을 위해 적절한 계획이 수립되고 이행되는지 여부
    - 성과 측정과 보고가 이루어지는지 여부
  • 운영 배열 –  심사원은 귀사의 경영시스템 프로세스를 관리하기 위해 수립된 절차에 대해 확인합니다.
  • 모니터링과 측정 – 심사원은 품질 성과를 측정하기 위해 내부심사 프로그램과 보고서를 포함한 측정 및 모니터링 프로세스를 적합하게 갖추고 있는지 확인합니다.또한 목표 달성 정도를 포함한 경영시스템 업무 성과에 대해 검토합니다.
  • 심사원은 규격 상에 다음 요구 사항들을 다루고 있는 절차를 확인합니다.
  • 경영시스템 문서화
  • 시정 및 예방 조치
  • 내부 심사 (내부 심사 프로그램과 보고서 검토 포함)
  • 경영검토 프로세스 (기록 검토 포함)

1 단계 심사는 종결회의에서 1 단계 심사 결과를 보고하고 안전보건, 보안 및 행정적인 사항들을 포함한 차기 심사 프로세스를 협의하고 종료됩니다.

1 단계 심사반문 중 검토된 증거문서는 차후 방문 시 기준으로 사용되어 질 것입니다. 그러나 내부개선 활동의 결과로서 시스템 문서를 개정하는 것은 지속 되어야 합니다. 방문 때 마다 우리는 최신 발행과 개정사항 사이의 변화를 확인 할 것입니다.

2 단계 – 본 심사

심사의 목적

2 단계 심사에서는 귀사의 경영시스템 실행 부분에 초점이 맞춰질 것입니다. 2 단계 심사에서는 아래의 사항들을 확인합니다:

  • 귀사의 방침, 목표, 프로그램, 절차가 효과적으로 실행되고 있는지 여부
  • 개선을 위한 계획되고 체계적인 접근법이 있는지 여부
  • 프로세스가 효과적으로 관리되고 있는지 여부
  • 경영시스템이 심사 규격의 모든 요구 사항을 준수하고 있는지 여부

2 단계 심사 수행

2 단계 심사는 1 단계 심사에서 계획된 프로그램에 따라 진행됩니다.심사원은 발견사항에 대해 입증하고 원활한 심사 진행을 위해 안내를 맡은 귀사의 직원과 함께 심사를 진행합니다. 일반적으로 2단계 심사에서는 경영시스템 전체 책임을 맡고 있는 최고 경영층과의 면담을 포함합니다. 

LRQA 심사 팀은 최소한 다음 사항들과 관련된 사항들을 보고할 것입니다.

  • 1 단계심사에서 발견된 사항에 대한 후속 조치
  • 합의된 심사 범위 내에서 정의된 활동, 제품 및 서비스
  • 지속적인 개선과 고객 만족을 포함한 귀사의 방침 달성을 위한 경영시스템 효과성
  • 제품 실현 프로세스 관리 방법의 이행
  • 경영 프로그램 상의 목표 달성 정도
  • 경영시스템에서 요구하는 시스템의 이행과 기록의 유지
  • 경영시스템의 성과와 목표 달성 정도의 확인을 위한 모니터링과 측정의 이행
  • 경영시스템에 대한 최고 경영층의 참여와 의지 표명
  • 내부 심사, 시정 및 예방 조치, 경영 검토의 효과성

심사 팀은 일일 정리 회의를 통해 발견 사항을 검토할 것입니다.  이를 위해 관련 담당자는 발견 사항들의 확인을 위해 회의에 참석하여야 합니다. 발견 사항의 등급은 다음 페이지의 보고서 부분을 참조하십시오. 심사 팀은 심사 종결 시 발견 사항의 등급을 확정할 것입니다. 

2 단계 심사는  발견사항 요약 내용을 발표하고 차기 심사 프로세스를 협의하는 종결 회의로 종결합니다. 심사원은 완료된 심사 보고서는 경영자 대리인에게 제출 할 것입니다. 만약 중부적합 사항이 발견되지 않고 경부적합 사항에 대하여 귀사가 시정조치사항을 심사원에게 제시할 경우, 심사원은 기술 검토를 거쳐 인증 추천을 할 것입니다. 그러나 중부적합 보고서가 발행된 경우에는 인증 추천이 보류되고 시정조치 사항을 확인하기 위한 추가 심사가 실시됩니다. 심사팀장은 추가 심사 일정을 귀사와 협의할 것입니다.

3 단계 – 사후 및 재인증 심사

사후심사

심사의 목적

경영시스템 인증을 획득하게 되면 정기적인 사후심사가 이루어집니다. 일반적으로 사후심사는 매6개월 간격으로 실시됩니다.

사후심사의 목적은 귀사의 경영시스템이 지속적으로 유지되고, 운영되며 지속적 개선이 이루어지고 있는지를 확인하는 것입니다. 또한 귀사 활동, 제품 혹은 서비스의 변경에 따른 시스템 변경사항도 점검하며, 귀사가 지속적으로 인증 요구사항을 만족하고 있는지를 확인합니다.

사후심사의 수행

사후심사의 테마는 일반적으로 이전심사에서 귀사와 협의될 것이며, 사후심사의 세부적인 사항은 시작회의에서 확정될 것입니다.

사후심사에서는 선정된 심사 테마로 다음 사항들을 검토할 것입니다.

  • 내부 심사 및 경영검토 프로세스
  • 품질 목표 및 개선 목표의 달성 정도
  • 고객 만족 및 고객 불만을 포함한 시정 및 예방 조치 프로세스
  • 시스템 변경 사항 및 이행의 효과성
  • 주요 인원의 책임과 권한과 관련된 변경 사항 관리

또한 종결되지 않은 발견 사항과 LRQA 및 인정기관 로고의 사용에 대해서도 검토할 것입니다. 

경부적합 사항이 발견된 경우, 귀사의 사후관리 심사가 6개월 주기라면 경부적합 사항에 대한 시정조치는 차기 심사 시 검토될 것입니다. 하지만 귀사의 사후심사가 1년 주기로 실시되는 경우 시정조치 확인을 위한 추가 심사가 이루어질 것입니다. 

사후심사에서 중부적합 사항이 발견된 경우, 필요한 시정조치를 확인하기 위한 특별 사후심사가 진행될 것이며, 이는 일반적으로 3 개월 이내에 이루어 집니다. 이는 LRQA의 인증 정지 혹은 취소 프로세스의 첫 번째 단계 입니다. 

종결회의에서 심사원은 심사 결과를 보고하고 차기 심사에 대해 귀사와 협의할 것입니다. 만약 중부적합 보고서가 발행된 경우, 심사원은 귀사가 취할 시정조치 사항을 확인하기 위한 심사일정을 귀사와 협의할 것입니다.

재인증 심사

재인증 심사계획

LRQA는 이전 사후심사에서 계획되고 귀사와 합의 하여3 년에 한 번씩 재인증 심사를 시행합니다. 

재인증 심사계획은 삼단계로 이행됩니다.: Review(재검토), Preview(사전검토), Planning(계획)

Review(재검토)

이 단계는 다음과 같은 과거 실적의 재검토를 포함합니다.

  • 불만사항과 다른 실행지침에 관한 동향정보
  • 시스템문서의 개선사항
  • 기록 개선 계획
  • 심사로부터 얻은 교훈
  • 발견사항에 대한 동향

과거 실적에 대한 재검토를 바탕으로 LRQA 심사원은 전략과 목표의 성공적인 수행을 위해 현재 관리 시스템에서 잠재하는 위험들을 확인 할 것입니다.

Preview(사전검토)

사전검토의 목적은 LRQA의 심사 활동이 귀사의 전략 및 목표와 제휴할 수 있도록 하는데 있습니다. 예를 들어 심사원은 귀사의 장기간 성장기대치, 경영과 운영의 위험성과 같은 전략적인 문제, 경쟁적인 사안,  내, 외부적인 환경의 변화를 이해하기 위해 상부관리와의 대화를 사용 할 것이다. LRQA심사원은 이 인터뷰를 통해 이러한 예상들과 목적 그리고 전략이 당신의 관리 시스템 혹은 귀사의 이해 관계자(주주들)에게 영향을 줄 수 있을 지 없을 지 확실히 할 것입니다.

사전검토단계는 다가오는 재인증 심사의 방문과 다음 3년 주기에서 사용 되어 질 수 있는 더 나아간 주제들을 확인 할 수 있을 것 입니다.

Planning(계획)

방문의 다음단계는 재인승 심사를 계획하는 것입니다.  방문의 일부분으로써, LRQA 심사원은 다음과 같이 이행 할 것입니다.

  • 사후주기 동안 적절하게 다루어지지 않았던 시스템의 측면을 확인하고, 이를 어떻게 재검토할 것인지 계획합니다.
  • 계획절차를 보충하기 위해 재검토와 사전검토단계에서 얻은 정보를 사용합니다.
  • 만약 적절하다면 개선된 추적 기록을 포함하여 찾은 어떤 주제든지 어떻게 주의를 기울이는 것이 최선이 될 수 있을지 고려합니다.
  • 심사 받을 장소, 부서, 절차 그리고 활동을 알아봅니다.
  • 이 각각의 것들에 위험도에 상응하는 합리적인 기간에 귀사와 동의를 구합니다.
  • 가장 최선의 자원을 사용하도록 노력하고 중복을 피합니다.
  • 보고서를 통합하고 제출하며 보고하는데 적절한 시간을 추가합니다.
  • 합리적인 방문계획으로 정보를 통합합니다.

LRQA심사원은 모든 관련 관리자와 토론 및 모든 관련 부서에 대한 기록의 검토를 위해 시간을 가질 것입니다. 

재인증 심사수행

LRQA의 재인증 심사의 방문은 2 단계 심사와 유사하게 수행 됩니다. 그리고 다음의 사항을 확인하기 위해 귀사의 시스템 문서들을 검토하는 것을 포함합니다.

  • 귀사에 적합하게 지속되고 있는지 확인합니다.
  • 지속적인 개선을 포함하여 인증 요건 및 인증의 범위와 준수하고 있는지 확인합니다.